Raumbuchungen intelligent automatisieren mit dem Internet of Things

Besprechungen und Konferenzen von Angesicht zu Angesicht bleiben auch in einer digitalisierten
Arbeitswelt wichtig. Schnell ein ruhiges Plätzchen suchen, Köpfe zusammenstecken und los geht's –
soweit die Theorie. In der Praxis ist das Raumbuchungsmanagement oft nicht ohne. Doch mithilfe
des Internet of Things (IoT) wird es komfortabel und unkompliziert. Damit vernetzten Sie das
Raumbuchungssystem Ihrer Kalendersoftware mit Gebäudetechnik und smarten Diensten auf
clevere Weise. Die verfügbaren Räume zu finden und zu buchen, richtig zu klimatisieren und
notorische Zuspätkommer rechtzeitig zu erinnern wird im Smart Office auf diese Weise ein Leichtes.

Wie das Internet of Things das Raummanagement vereinfachen kann

Treffen zu organisieren und Räume zu verwalten, bedeutet, an viele Kleinigkeiten zu denken. Je
häufiger Besprechungen stattfinden und je mehr Menschen daran teilnehmen, desto sinnvoller ist es,
nicht alles von Hand vorzubereiten. Überlassen Sie dies stattdessen mit dem Internet verbundene
Büro- und Gebäudetechnik. Mithilfe von IoT-Diensten bringen Sie ihr bei, typische Routineaufgaben,
die sonst jemand persönlich übernehmen muss, automatisch zu erledigen.

 

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Pünktlich beginnen:

Wenn Erinnerungen per E-Mail Teilnehmer nicht davon abhalten, nach dem Beginn der Besprechung hereinzuplatzen, geben Ihnen IoT-Routinen fürs Raumbuchungsmanagement Alternativen an die Hand. Moderne IoT-Plattformen können Hinweise dorthin verschicken, wo sie im Smart Office heutzutage viel wahrscheinlicher gelesen werden – an Slack und WhatsApp zum Beispiel.

 

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Zugangskontrolle automatisieren:

In Gebäuden mit viel Publikumsverkehr sollten Besprechungsräume nicht ständig zugänglich sein. Anstatt sie vom Hausdienst auf- und abschließen zu lassen oder Schlüssel auszuhändigen, können Sie die Zugangskontrolle mithilfe von Smart Locks automatisieren. Diese lassen dann nur angemeldete Teilnehmer im gebuchten Zeitfenster herein.

 

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Richtig Energiekosten sparen:

Licht und Heizung müssen ja nicht laufen, wenn gerade niemand den Gruppenraum nutzt und es auch in absehbarer Zeit nicht tun wird. Verknüpfen Sie den Buchungskalender mit Bewegungssensoren und lassen Sie die Haustechnik automatisch die Energiezufuhr drosseln.

 

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Prima Klima fürs Gesprächsklima:

Umgekehrt sind gebuchte Räume, die zu lange zu hoch geheizt oder zu lange nicht gekühlt wurden, ungünstig für eine erfolgreiche Besprechung. Sind Heizung und Klimaanlage mit dem Buchungskalender verbunden, können sie rechtzeitig vorheizen oder vorkühlen.

 

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Zeit für den Service:

Steht nach mehreren oder größeren Besprechungen eine Reinigung an, ist es ungünstig, wenn sich in der Zeit schon wieder die nächsten Teilnehmer im Raum aufhalten. Batteriebetriebene Funkknöpfe lassen sich auf einfache Weise als Signalgeber dafür einrichten, dass der Raum gerade belegt ist. Mit einem Knopfdruck blockieren sie den Raum, mit einem weiteren geben sie ihn im Buchungskalender und Smart Lock wieder frei.

Meetingräume mit dem Raumbuchungssystem von Joan verwalten

Alles beginnt mit einem leistungsstarken Raumbuchungssystem. Die Lösung namens Joan ist darauf spezialisiert und zählt seit kurzem zum Kreis der kompatiblen Geräte und Apps bei Conrad Connect. Sie verbindet eine Online-Buchungssoftware mit Digital Signage. Ob der Konferenzraum, vor dem man steht, nun gerade frei oder belegt ist, verrät Joan durch Displays dort, wo es am wichtigsten ist – eben an der Besprechungsraumtür, vor der man steht. Joan wird von Visionect Technology entwickelt, einem Spezialisten für stromsparende Displays mit elektronischem Papier. Verschiedene digitale Türschilder von Joan sind mit Conrad Connect kompatibel.

Lichtampel zeigt, ob Raum frei ist: Im Großraumbüro ist das Joan-Display an der Besprechungsraumtür womöglich zu weit entfernt, um es abzulesen. Mit diesem Projekt von Conrad Connect sehen Sie schon von weitem, ob der Raum frei oder belegt ist. Smarte Lampen signalisieren Ihnen das mittels Ampelfarben.

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Lichtampel zeigt, ob Meeting wirklich stattfindet: Alle sind schon da, nur der Besprechungsleiter nicht. Findet das Meeting dann wirklich statt? Sie müssen nicht Ihren Laptop hochfahren oder eine App öffnen. Stattdessen zeigen smarte Leuchtmittel anhand von Ampelfarben, ob der Besprechungsleiter das Meeting in der Joan-Software bestätigt hat. 

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Mit Smart Button Buchung verlängern: Manchmal braucht man unerwartet mehr Besprechungszeit. Dann die Reservierung im Raumbuchungssystem am Laptop zu verlängern, würde den Gesprächsfluss stören. Mit einem batteriebetriebenen Funkknopf kürzen Sie den Vorgang ab. Einfach auf den Smart Button drücken und der Raum gehört länger Ihnen. Die Zeitspanne, um die sich die Buchung verlängert, lässt sich in den Einstellungen variieren.

Kein Meeting? Heizung und Strom gehen automatisch aus: Ist niemand da, brauchen im Besprechungsraum nicht unnötig Heizung und Technik zu laufen. Die Routine drosselt die Temperatur und schaltet Elektronik mit Funkzwischensteckern aus, wenn innerhalb der nächsten 15 Minuten kein Meeting beginnt. Ein Bewegungsmelder stellt sicher, dass der Raum nicht dunkel und kalt wird, wenn sich jemand außerhalb von Buchungszeitfenstern dort aufhält.

Smarte Raumbuchungen mit Google Kalender und Conrad Connect

Alternativ zu Joan können Sie Ihre smarten Geräte auch mit dem Raumbuchungssystem im Google Kalender verknüpfen, um damit verbundene Abläufe zu automatisieren.

Nur wer im Kalender steht, darf rein

Niemand muss mehr die Besprechungsräume von Hand auf- und abschließen. Wenn Sie Smart Locks und den Google Kalender verwenden, können Sie mit diesem Projekt die Zugangskontrolle automatisch regeln: Rein darf nur, wer als Besprechungsteilnehmer im Kalender eingetragen ist. Im Buchungszeitraum sorgt zudem die Heizung für eine angenehme Temperatur. Im Vergleich dazu können Sie in einer ähnlichen Projektvorlage stattdessen mit der Klimaanlage eine perfekte Kühlung

Automatische Buchung

Sparen Sie sich den lästigen Buchungsvorgang und lassen Sie das die Technik für Sie übernehmen. Mit diesem Projekt markieren Sie einen Raum automatisch als belegt, wenn der Bewegungsmelder jemanden darin bemerkt. Conrad Connect erstellt einen entsprechenden Eintrag im Raumbuchungssystem des Google Kalender. Außerdem startet und stoppt ein Bewegungsmelder die Klimaanlage, sodass sie nur läuft, wenn wirklich jemand im Raum ist, um die Kühle zu genießen.

Einfach Projektvorlagen übernehmen oder eigene Projekte erstellen

Steigen Sie sofort ins smarte Raummanagement ein und kopieren Sie die vorgestellten Projektvorlagen einfach in Ihr Benutzerkonto von Conrad Connect. Bei Bedarf passen Sie sie individuell an, etwa wenn Sie andere Geräte oder Marken als die in den Vorlagen verwendeten nutzen.

Alternativ erstellen Sie eigene Business-Projekte, die Sie von A bis Z für die Gegebenheiten in Ihrem Smart Office maßschneidern können. Mithilfe des Regel-Editors lassen sie alle smarten Geräte ganz einfach zusammenarbeiten. Greifen Sie dafür zum einfachen Projekt Editor, wenn Sie nicht mehr als zwei Geräte oder Dienste kombinieren möchten. Diese Editor-Variante ist perfekt für die Bedienung am Smartphone. Wollen Sie hingegen umfangreichere Szenarien verwirklichen, wählen Sie dafür den fortgeschrittenen Projekt Editor. Er bietet sich an, wenn Sie mehr als zwei Geräte oder Dienste für ein Projekt vorgesehen haben.

 

Wie können Sie Ihre Raumbuchungen vereinfachen? Probieren Sie es aus! Viel Spaß mit IoT-Projekten bei Conrad Connect.